ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
ระบบสารสนเทศแบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของ DSS 1) ระบบสารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัวบุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบ ไม่มีโครงสร้าง (unstructured situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ 2) ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis 3) ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ดังนั้น DSS จึงมีลักษณะการโต้ตอบได้ (interactive) 4) เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน 5) จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน 6) นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟฟิค Sensitivity Analysis DSS มีความสามารถในการวิเคราะห์ในลักษณะที่เรียกว่า Sensitivity Analysis ซึ่งเป็นการศึกษาถึงผลการเปลี่ยนแปลงของโมเดลส่วนใดส่วนหนึ่งหรือหลายๆ ส่วน โดยปกติจะดูว่าถ้ามีการเปลี่ยนแปลงตัวแปรด้านปัจจัยนำเข้าจะส่งผลต่อตัวแปรด้านผลผลิต (output) อย่างไร Sensitivity Analysis มี 2 ประเภทที่สำคัญ คือ (Turban et al.,2001) 1) What-if analysis เป็นการวิเคราะห์ว่าหากมีการเปลี่ยนแปลงของ ปัจจัยนำเข้าจะมีผลกระทบต่อผลผลิตอย่างไร เช่น หากงบประมาณด้านโฆษณาเกินกว่าที่ประมาณการไว้ 5 เปอร์เซ็นต์ ส่วนแบ่งการตลาดจะเป็นอย่างไร 2) การวิเคราะห์หาเป้าหมาย (Goal-seeking analysis) เป็นการวิเคราะห์แบบถอยหลัง (backward solution) เป็นการวิเคราะห์ว่ามูลค่าของปัจจัยนำเข้าควรเป็นเท่าไรจึงจะบรรลุเป้าหมายด้านผลผลิตในระดับที่ตั้งไว้ เช่น ผู้บริหารอาจจะต้องการทราบว่าถ้าต้องการกำไร 2.7 ล้านบาท จะต้องมีปริมาณขายจำนวนเท่าไร ซึ่งการหาเป้าหมายนั่นเอง
ส่วนประกอบและโครงสร้างของ DSS
ระบบ DSS มีส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ประการ คือ การจัดการด้านข้อมูล (Data management) การติดต่อระหว่างผู้ใช้และคอมพิวเตอร์ (user interface) และการจัดการโมเดล (model management) (Turban et al.,2001) 1) การจัดการข้อมูล (Data management) ประกอบด้วย ฐานข้อมูลและวิธีการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ในการตัดสินใจมาใช้ โดยข้อมูลเหล่านี้อาจจะมาจากดาตาแวร์เฮาส์ของบริษัท หรือฐานข้อมูลปกติทั่วไป หรือจากแหล่งภายนอกก็ได้ 2) การติดต่อระหว่างผู้ใช้และคอมพิวเตอร์ (User interface) การติดต่อระหว่างผู้ใช้และคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถสื่อสารและสั่งงานระบบ DSS ได้รูปแบบที่ง่ายที่สุดอาจจะใช้โปรแกรมสเปรดชีท (spreadsheet) หรืออาจจะใช้รูปภาพกราฟฟิคก็ได้ 3) การจัดการโมเดล (Model management) ซึ่งประกอบด้วยซอฟต์แวร์ด้านการเงิน สถิติ หรือโมเดลเชิงปริมาณอื่นๆ ซึ่งมีความสามารถในการวิเคราะห์ 4) การจัดการกับความรู้ (Knowledge management) เป็นระบบที่ช่วยป้อนความรู้ เพื่อช่วยแก้ปัญหาเฉพาะ ระบบนี้จะมีเฉพาะ DSS บางประเภทเท่านั้น ประเภทของ DSS ระบบ DSS จัดแบ่งตามจำนวนของผู้ใช้ได้เป็น 2 ประเภท คือ ระบบมีที่สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคล ซึ่งเรียกว่า Executive Information Systems (EIS) และระบบที่สนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่ม (Group Decision Systems) นอกจากนี้ยังมี DSS ประเภทอื่นๆ อีก เช่น ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ (Geographic Information Systems-GIS) และระบบ Expert Systems |
ระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มบุคคลในการตัดสินใจ (Group Decision Support Systems-GDSS)
GDSS เป็นระบบสารสนเทศประเภทหนึ่งของ DSS ซึ่งมีลักษณะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีลักษณะโต้ตอบได้ (interactive) ในการสนับสนุนงานแก้ไขปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง สำหรับผู้ตัดสินใจที่ทำงานกันเป็นกลุ่ม (De Santi & Gallespe, 1987) เป้าหมายของ GDSS คือการปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุมและการตัดสินใจ หรือทั้งสองอย่าง โดยการช่วยสนับสนุนการแลกเปลี่ยน ความคิดเห็นภายในกลุ่ม ช่วยกระตุ้นความคิด ระดมความคิด และการแก้ปัญหาความขัดแย้ง
ประเภทของ GDSS
GDSS มีหลายประเภท การนำไปใช้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์การ ที่อยู่ของผู้ตัดสินใจ และชนิดของการตัดสินใจ ในที่นี้แบ่งเป็น 4 ประเภท (Stair & Reynolds, 1999)
1) แบบห้องการตัดสินใจ (Decision room) ห้องการตัดสินใจจะเหมาะสมกับสถานการณ์ที่ผู้ตัดสินใจอยู่ในห้องเดียวกัน หรืออยู่ในบริเวณเดี่ยวกัน และจัดให้คนเหล่านี้มาอยู่รวมกันในห้องเดียวกัน โดยห้องจะมีลักษณะเป็นห้องประชุมซึ่งมีเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจ เช่น จอภาพใหญ่ที่ใช้แสดงสารสนเทศต่างๆ และมีเครื่องคอมพิวเตอร์ประจำที่นั่งของผู้เข้าร่วม ประชุมโดยโต๊ะอาจทำเป็นรูปตัวยู (U-shaped)
2) การตัดสินใจโดยใช้เครือข่ายวงแลน (Local Area Decision Network) เครือข่ายการตัดสินใจแบบนี้ใช้เมื่อกลุ่มผู้ตัดสินใจอาศัยอยู่ในกลุ่มเดียวกัน หรือบริเวณใกล้เคียงกัน และต้องทำการตัดสินใจบ่อยๆ ส่วนประกอบเหมือนแบบแรก แต่จะมีกล้องวีดีโอเพื่อจะถ่ายภาพการอภิปรายของห้องหนึ่งและถ่ายทอดไปยังอีกห้องหนึ่ง รวมทั้งมีเครือข่าย ในการเชื่อมโยงข้อมูลกันโดยอาจใช้วงแลน (Local Area Network) ถ้าห้องไม่อยู่ห่างไกลกันมาก เพื่อที่จะทำให้ผู้ตัดสินใจในแต่ละห้องสามารถใช้สารสนเทศพร้อมๆ กันได้
3) การประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นการจัดประชุมทางไกล ในกรณีที่ไม่ได้มีการตัดสินใจบ่อยครั้ง และผู้ตัดสินใจอยู่ไกลกัน การประชุมจะมีการเชื่อมโยง กับห้องการตัดสินใจแบบ GDSS หลายห้องซึ่งอาจจะ อยู่คนละประเทศหรือคนละมุมโลกก็ได้ วิธีการแบบนี้ค่อนข้างมีความยืดหยุ่นสูง
4) เครือข่ายการตัดสินใจ WAN (Wide Area Decision Network) เป็นเครือข่ายการตัดสินใจในกรณีที่การตัดสินใจเกิดขึ้นบ่อยครั้ง และผู้ตัดสินใจอยู่ห่างไกลสถานการณ์ดังกล่าวจึงทำให้มีการใช้ GDSS โดยเชื่อมโยงกับเครือข่ายแบบ WAN
ประโยชน์ของ GDSS ที่มีต่อการประชุมมีดังนี้ (Grobowski et al., 1990; Nunamaker et al.,1991)
1) ทำให้การมีส่วนร่วมในการประชุมเพิ่มขึ้น เพราะผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความเห็นได้พร้อมกัน ไม่จำเป็นต้องแสดงความเห็นทีละคน จึงทำให้การใช้เวลาในการประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมแบบดั้งเดิม
2) สร้างบรรยากาศของความร่วมมือ กล่าวคือ ความเห็นหรือข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงออกไป GDSS จะไม่เปิดเผยชื่อ ดังนั้นสมาชิกจึงสามารถแสดงความเห็นได้อย่างอิสระโดยเฉพาะเมื่อมีสมาชิกมีสถานะแตกต่างกันมาเข้าประชุมด้วยกัน จึงทำให้แรงกดดันทางสังคมในที่ประชุมลดลง
3) การประเมินมีลักษณะเป็นวัตถุวิสัยมากขึ้น (Evaluation Objectivity) การไม่เปิดชื่อของผู้แสดงความคิดเห็นทำให้การวิจารณ์เป็นไปได้โดยไม่มีอคติต่อแหล่งที่มาของข้อมูลและช่วยกระตุ้นความเห็นใหม่ๆ ระหว่างกระบานการประเมินผลด้วย
4) ช่วยให้มีการเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ลดปัญหาข้อขัดแย้งเกี่ยวกับการมีข้อมูลไม่ตรงกัน
5) ผลของการประชุมมีการบันทึกไว้ และสามารถใช้เป็นข้อมูลสำหรับการประชุมของชุดอื่นได้ ทำให้เกิดการสร้างความจำขององค์การ (Organization memory) ซึ่งจะเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์การได้ ดังนั้น
GDSS จะช่วยทำให้การประชุมมีประสิทธิภามากขึ้นดีกว่าการประชุมที่พบหน้ากัน (face-to-face meeting) โดยเฉพาะการประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องมีการ เสนอความคิดใหม่ๆ หรือปัญหาที่มีความสลับซับซ้อน และการประชุมที่มีขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตามประโยชน์ที่จะได้รับจาก GDSS ขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นประกอบด้วย เช่น ลักษณะของกลุ่มวัฒนธรรมองค์การ และลักษณะปัญหาที่นำเสนอต่อกลุ่ม
ประเภทของ GDSS
GDSS มีหลายประเภท การนำไปใช้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์การ ที่อยู่ของผู้ตัดสินใจ และชนิดของการตัดสินใจ ในที่นี้แบ่งเป็น 4 ประเภท (Stair & Reynolds, 1999)
1) แบบห้องการตัดสินใจ (Decision room) ห้องการตัดสินใจจะเหมาะสมกับสถานการณ์ที่ผู้ตัดสินใจอยู่ในห้องเดียวกัน หรืออยู่ในบริเวณเดี่ยวกัน และจัดให้คนเหล่านี้มาอยู่รวมกันในห้องเดียวกัน โดยห้องจะมีลักษณะเป็นห้องประชุมซึ่งมีเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจ เช่น จอภาพใหญ่ที่ใช้แสดงสารสนเทศต่างๆ และมีเครื่องคอมพิวเตอร์ประจำที่นั่งของผู้เข้าร่วม ประชุมโดยโต๊ะอาจทำเป็นรูปตัวยู (U-shaped)
2) การตัดสินใจโดยใช้เครือข่ายวงแลน (Local Area Decision Network) เครือข่ายการตัดสินใจแบบนี้ใช้เมื่อกลุ่มผู้ตัดสินใจอาศัยอยู่ในกลุ่มเดียวกัน หรือบริเวณใกล้เคียงกัน และต้องทำการตัดสินใจบ่อยๆ ส่วนประกอบเหมือนแบบแรก แต่จะมีกล้องวีดีโอเพื่อจะถ่ายภาพการอภิปรายของห้องหนึ่งและถ่ายทอดไปยังอีกห้องหนึ่ง รวมทั้งมีเครือข่าย ในการเชื่อมโยงข้อมูลกันโดยอาจใช้วงแลน (Local Area Network) ถ้าห้องไม่อยู่ห่างไกลกันมาก เพื่อที่จะทำให้ผู้ตัดสินใจในแต่ละห้องสามารถใช้สารสนเทศพร้อมๆ กันได้
3) การประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นการจัดประชุมทางไกล ในกรณีที่ไม่ได้มีการตัดสินใจบ่อยครั้ง และผู้ตัดสินใจอยู่ไกลกัน การประชุมจะมีการเชื่อมโยง กับห้องการตัดสินใจแบบ GDSS หลายห้องซึ่งอาจจะ อยู่คนละประเทศหรือคนละมุมโลกก็ได้ วิธีการแบบนี้ค่อนข้างมีความยืดหยุ่นสูง
4) เครือข่ายการตัดสินใจ WAN (Wide Area Decision Network) เป็นเครือข่ายการตัดสินใจในกรณีที่การตัดสินใจเกิดขึ้นบ่อยครั้ง และผู้ตัดสินใจอยู่ห่างไกลสถานการณ์ดังกล่าวจึงทำให้มีการใช้ GDSS โดยเชื่อมโยงกับเครือข่ายแบบ WAN
ประโยชน์ของ GDSS ที่มีต่อการประชุมมีดังนี้ (Grobowski et al., 1990; Nunamaker et al.,1991)
1) ทำให้การมีส่วนร่วมในการประชุมเพิ่มขึ้น เพราะผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความเห็นได้พร้อมกัน ไม่จำเป็นต้องแสดงความเห็นทีละคน จึงทำให้การใช้เวลาในการประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมแบบดั้งเดิม
2) สร้างบรรยากาศของความร่วมมือ กล่าวคือ ความเห็นหรือข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงออกไป GDSS จะไม่เปิดเผยชื่อ ดังนั้นสมาชิกจึงสามารถแสดงความเห็นได้อย่างอิสระโดยเฉพาะเมื่อมีสมาชิกมีสถานะแตกต่างกันมาเข้าประชุมด้วยกัน จึงทำให้แรงกดดันทางสังคมในที่ประชุมลดลง
3) การประเมินมีลักษณะเป็นวัตถุวิสัยมากขึ้น (Evaluation Objectivity) การไม่เปิดชื่อของผู้แสดงความคิดเห็นทำให้การวิจารณ์เป็นไปได้โดยไม่มีอคติต่อแหล่งที่มาของข้อมูลและช่วยกระตุ้นความเห็นใหม่ๆ ระหว่างกระบานการประเมินผลด้วย
4) ช่วยให้มีการเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ลดปัญหาข้อขัดแย้งเกี่ยวกับการมีข้อมูลไม่ตรงกัน
5) ผลของการประชุมมีการบันทึกไว้ และสามารถใช้เป็นข้อมูลสำหรับการประชุมของชุดอื่นได้ ทำให้เกิดการสร้างความจำขององค์การ (Organization memory) ซึ่งจะเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์การได้ ดังนั้น
GDSS จะช่วยทำให้การประชุมมีประสิทธิภามากขึ้นดีกว่าการประชุมที่พบหน้ากัน (face-to-face meeting) โดยเฉพาะการประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องมีการ เสนอความคิดใหม่ๆ หรือปัญหาที่มีความสลับซับซ้อน และการประชุมที่มีขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตามประโยชน์ที่จะได้รับจาก GDSS ขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นประกอบด้วย เช่น ลักษณะของกลุ่มวัฒนธรรมองค์การ และลักษณะปัญหาที่นำเสนอต่อกลุ่ม
ความแตกต่าง
ความแตกต่างระหว่างระบบ DSS และระบบสารสนเทศอื่น ระบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่จัดทำให้ฝ่ายบริหาร ผู้เชี่ยวชาญ และนักวิเคราะห์ขององค์การ เพื่อสนับสนุนและอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและสารสนเทศสำหรับการงานแผน และตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง แต่ระบบ TPS มีการจัดการข้อมูลสำหรับงานประจำวัน มีกระบวนการใช้ระบบที่สอดคล้องกับขั้นตอนการปฏิบัติงานและกฎเกณฑ์การทำงาน ที่ชัดเจน และระบบ DSS จะให้สารสนเทศเพื่อควบคุม ตรวจสอบการปฏิบัติงานและสรุปผลการดำเนินงานและช่วยสนับสนุนการตัดสินใจใน ปัญญาแบบโครงสร้างได้
